Rodzina

Dori

Przed pracodawcami zatrudniającymi nowych pracowników, stoi nie lada zadanie. O ile jesteś pracodawcą od wielu lat, pewnie przyzwyczaiłeś się już do skomplikowanych dość czynności rejestrowania i przyjmowania pracowników. Jeśli jednak robisz to po raz pierwszy, warto, byś wiedział, jakie są Twoje obowiązki względem pracownika, urzędów skarbowych, ZUS-u, inspekcji pracy itp.

Po pierwsze, pamiętaj, że ustnie zawarta umowa o prace wymaga pisemnego potwierdzenia najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
W sprzedaży dostępne są formularze umów, które zawierają wszelkie wymagane przez przepisy elementy. Umowa może być zawarta na czas nie określony, na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy. Przed zawarciem którejś z wyżej wymienionych umów, można podpisać z pracownikiem umowę na tzw. okres próbny. Jednak umowa taka nie może przekraczać 3 miesięcy.

Od momentu zatrudnienia pracownika, masz 14 dni na zgłoszenie tego faktu inspektorowi pracy i państwowemu inspektorowi sanitarnemu. Wszelkie potrzebne w tym celu formularze dostaniesz w Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Twój nowoprzyjęty pracownik musi posiadać aktualne zaświadczenie lekarskie, które pozwala mu na podjęcie pracy na danym stanowisku. Ty jako pracodawca ponosisz koszty takich badań. Musisz również zadbać o przeszkolenie nowego pracownika w zakresie BHP. Jeżeli charakter pracy wykonywanej w Twojej firmie, wymaga specjalnej odzieży ochronnej, Twoim obowiązkiem jest zapewnienie jej.

A teraz trochę o założeniu akt pracownika.
Dane osobowe pracownika i dokumentacja w sprawach stosunku pracy, musisz prowadzić sam.
Akta składają się z trzech części i obejmują:* dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę.
* dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
* dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Inne dokumenty, które musisz kompletować i systematycznie wypełniać to m.in: karta ewidencji pracy czasu, imienna lista wypłaconego wynagrodzenia, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Jako pracodawca, musisz uzyskać od nowozatrudnionego zaświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz - w razie pozostawania - zawiadomić w formie pisemnej w ciągu 5 dni właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu tejże osoby.

Teraz ZUS. W terminie 7 dni od zatrudnienia pracownika, powinieneś zgłosić ten fakt do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pomocne w tym będą formularze ZUS ZUA.
Ale to jeszcze nie koniec papierkowych zobowiązań wobec ZUS -u. Do tego dochodzą:

* deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA /Osoba prowadząca samodzielnie - nie zatrudniając pracowników - działalność gospodarczą musi co miesiąc wysyłać do ZUS-u deklarację rozliczeniową DRA. Są w niej wyszczególnione podstawy i kwoty wszelkich składek wpłacanych do ZUS-u: emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, zdrowotnej itd./.

* raport imienny ZUS RNA /Jeśli firma zatrudnia do 20 pracowników, do deklaracji DRA dołączone muszą być raporty imienne RNA, wyszczególniające podstawy naliczenia oraz kwoty składek dla każdego pracownika z osobna. Jedynie składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych opisane są łącznie dla całej firmy w deklaracji rozliczeniowej DRA/.

* raport chorobowy ZUS RSA /Raporty chorobowe RSA zawierają wszelkie szczegóły dotyczące zwolnień lekarskich w danym miesiącu i również dołączane są do DRA/.

* raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej RMUA /Raportu miesięcznego dla osoby ubezpieczonej RMUA nie wysyła się do ZUS-u. Pracodawca przygotowuje go dla każdego pracownika, podając w nim, jakie i w jakiej wysokości składki zostały za niego odprowadzone do ZUS-u/.

Dokumenty potrzebne do zarejestrowania firmy w ZUSSą to przede wszystkim numery i pełne dane firmy, właściciela, osób współpracujących, pracowników:

* REGON firmy,
* numer wpisu do ewidencji i nazwę organu prowadzącego rejestr,
* numer rachunku bankowego firmy,
* dane personalne,
* numery NIP (wszystkich osób),
* rodzaj dokumentów tożsamości z numerem i serią.

Uwaga!!! Termin dostarczania dokumentów i płacenia składek upływa 15 każdego miesiąca.

NIP. Twój młody pracownik musi posiadać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Jako pracodawca zobowiązany jesteś dostarczyć pracownikowi specjalny formularz zgłoszenia identyfikacyjnego (NIP3) w terminie 7 dni od potrącenia pierwszej zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik ma 14 dni na wypełnienie tego formularza i zwrócenie Ci go. Potem ty w ciągu 14 dni powinieneś przekazać zgłoszenie do urzędu skarbowego.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, nakłada na Ciebie jako pracodawcę - płatnika, obowiązek obliczania i pobierania od pracownika - podatnika, zaliczek na podatek dochodowy i wpłacania go w terminie do urzędu skarbowego. Termin ten przypada na 20 dzień każdego miesiąca.

[link widoczny dla zalogowanych]